XRechnungen

 

 

als Spezialform elektronischer Rechnungen für Behörden und Öffentliche Auftraggeber.

 

 

1. Leitweg-ID

 

Für die Übermittlung der XRechnung ist eine Leitweg-ID erforderlich, praktisch eine elektronische Adresse für den Auftrag. Diese erhält der Auftragnehmer vom Auftraggeber. Die Leitweg-ID kann in HAPAK in den Adressen unter weitere Daten hinterlegt werden, die dann in das Auftragsdokument übernommen wird.

 

 

 

 

Die Leitweg-ID kann aber auch direkt im Dokument über die Eigenschaften des Dokuments oder im Formularfeld eingetragen werden.

 

 

 

 

Es erfolgt eine Prüfung der ID zur Struktur und zur Prüfsumme( letzten 2 Stellen). Eine fehlerhafte ID wir mit einem roten Punkt gekennzeichnet und es kann keine Ausgabe der XRechnung erfolgen.

 

2. Erstellen einer XRechnung

 

Erstellen der Rechnung wie gewohnt in HAPAK. Wenn die XRechnung freigeschaltet ist ergibt sich unter Datei ein weiterer Eintrag:

 

 

 

 

Jetzt kann die Rechnung als XRechnung ausgeben werden. Es erscheint folgender Dialog:

 

 

 

Die in Klammern stehenden Begriffe (BT-xx) sind die Feldbezeichner in der XRechnung.

 

Unter Vorschau wird die Struktur und der Inhalt der XRechnung anzeigt.

 

 

 

Das sind die Kopfdaten einer XRechnung im UBL-Format. Mit Anwahl „Positionen anzeigen“ kann auch die komplette Positionsliste angezeigt und gedruckt werden. Es wird auch eine Prüfung des Inhalts vorgenommen und ggf. erscheinen Warnungen oder Fehlermeldungen.

 

Folgendes ist zu beachten:

 

Die jetzige Struktur der XRechnung hat folgende Einschränkungen:

 

  • Es sind keine kumulierten Netto Teil-/Abschlagsrechnungen möglich. Kumulierte Brutto-Rechnungen können nur als Referenzeintrag übertragen werden (Siehe obigen Screenshot untere Zeile).
  • Es sind nur normierte Mengeneinheiten möglich. HAPAK prüft die Mengeneinheiten ab und ersetzt die durch die normierten Mengeneinheiten. Z.B. Stück = H87 m2 = MTK ……
  • Bei der aktuellen Version 1.2.2 ist keine Titeluntergliederung möglich Bei der Ausgabe der XRechnung werden deshalb momentan in HAPAK die Titel entfernt, es bleibt nur die titelbezogene Positions-Nummerierung.
  • Umlagen und Abzüge sowie Gewährleistungseinbehalte können nicht übertragen werden! Es kommt eine Warnmeldung und die XRechnung wird ohne diese Inhalte exportiert.

 

Danach können Sie die XRechnung an Ihren Auftraggeber senden. Wohin teilt der Auftraggeber mit. Direkt an eine E-Mail-Adresse oder an ein Web-Portal, wie Peppol ……


Die HAPAK-Lösung erlaubt es auch die Rechnung als PDF in die XRechnung einzubetten. Es können auch weitere rechnungsrelevante Dokumente eingebettet werden, wie es der Auftraggeber fordert (Aufmaß ….). Die XRechnung lässt aber nur bestimmte Dateiarten zu, so wie sie im Auswahldialog angezeigt werden.

 

 

Die mit „* “ gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

 

Im HAPAK Formulardesigner können Sie auch die Felder Leitweg-ID und die Auftrags-Referenz in der HAPAK Rechnung sichtbar machen (ist für den XRechnung Versand aber nicht notwendig).